KSeF w gabinecie weterynaryjnym: limit 10 000 zł i 1 stycznia 2027

01 Kto już musi, a kto dopiero od 2027 r.

Obowiązek wchodził etapami:

• od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy mają obowiązek odbierania faktur w KSeF, a wystawiania – firmy, których sprzedaż (z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął pozostałych podatników;
• do 31 grudnia 2026 r. podatnik, u którego sprzedaż udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, może jeszcze wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF;
• od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich, także dla wcześniej zwolnionych.

Forma prawna nie ma znaczenia – obowiązek dotyczy zarówno jednoosobowej działalności lekarza weterynarii, jak i spółki prowadzącej przychodnię. Obejmuje też podatników zwolnionych z VAT, jeśli wystawiają faktury innym podatnikom.

02 Jak liczyć limit 10 000 zł

Limit wynika z art. 145m ustawy o VAT. W praktyce:

• sumujesz kwoty brutto (z VAT) z faktur wystawionych w danym miesiącu, które musiałyby trafić do KSeF;
• decyduje data wystawienia faktury – sprzedaż z 5 kwietnia udokumentowana fakturą z 7 maja liczy się do limitu majowego;
• nie wliczasz faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, faktur wystawionych przy użyciu kasy rejestrującej, paragonów z NIP do 450 zł (100 euro) uznanych za faktury uproszczone ani faktur wyłączonych z KSeF rozporządzeniem;
• sprzedaży udokumentowanej wyłącznie paragonem dla klienta prywatnego również nie wliczasz.

Ważna jest zasada przekroczenia: w KSeF wystawiasz już tę fakturę, którą przekroczono limit, i wszystkie kolejne. Spokojniejszy miesiąc później niczego nie zmienia.

Przykład: gabinet w październiku wystawia faktury dla właścicieli psów i kotów (osoby prywatne – nie liczą się) oraz dwie faktury dla firm: na 4 000 zł i na 7 000 zł brutto. Druga faktura podnosi sumę do 11 000 zł, więc musi już zostać wystawiona w KSeF – podobnie jak każda kolejna.

Faktury dla nabywców, którzy nie są osobami prywatnymi – np. firm, gmin czy fundacji – co do zasady podlegają KSeF. Jeśli nabywca jest podatnikiem, ale nie ma NIP (np. prowadzi działalność nierejestrowaną), faktura też trafia do KSeF, a w danych nabywcy zaznacza się brak identyfikatora. Przy fakturach dla rolników warto z księgowym ustalić, jak traktować konkretnego nabywcę.

03 Faktury zakupowe: odbiór w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Termin 1 kwietnia przesunął tylko obowiązek wystawiania. Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r., niezależnie od wielkości gabinetu. Dla lecznicy oznacza to przede wszystkim faktury od hurtowni leków i dostawców materiałów:

• dostawca, który wystawia fakturę w KSeF, nie musi już wysyłać jej mailem ani na papierze – może przekazać wizualizację z kodem QR i numerem KSeF, ale to grzeczność, nie obowiązek;
• za datę otrzymania faktury uznaje się datę nadania numeru KSeF – ma to znaczenie przy odliczaniu VAT;
• KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach – trzeba je regularnie sprawdzać w programie albo w aplikacji;
• dostęp do faktur można nadać biuru rachunkowemu.

W okresie przejściowym mniejszy dostawca, który korzysta z limitu, może nadal przysłać fakturę papierową. Nabywca ją przyjmuje i zachowuje prawo do odliczenia VAT.

Dla lecznic istotny szczegół: struktura e-faktury nie ma obowiązkowego pola na serię i datę ważności leku. Ministerstwo Finansów wskazuje, że takie dane można podawać np. w polu „DodatkowyOpis” – każdy dostawca może je więc zapisywać po swojemu.

04 Faktura dla klienta prywatnego

Większość klientów gabinetu to właściciele zwierząt, którzy nie prowadzą działalności. Faktur dla nich nie trzeba wystawiać w KSeF – ani w 2026 r., ani później. Można to zrobić dobrowolnie, ale wtedy fakturę trzeba przekazać klientowi w uzgodniony sposób, np. jako wydruk z kodem QR i numerem KSeF. Takie faktury nie wliczają się do limitu 10 000 zł.

To samo dotyczy przedsiębiorcy, który kupuje usługę prywatnie (np. leczenie własnego psa) – faktura na użytek prywatny może być wystawiona w KSeF dobrowolnie. Jeśli klient prosi o fakturę na firmę, jest to już faktura dla podatnika.

Kasa fiskalna:

• do 31 grudnia 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej oraz paragony z NIP do 450 zł mogą powstawać poza KSeF;
• od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nadal można wydać, ale nie będzie już fakturą uproszczoną, a faktura do paragonu wystawiana na rzecz podatnika musi powstać w KSeF;
• faktura do paragonu dla klienta prywatnego nadal nie musi trafiać do KSeF.

05 Kary od 1 stycznia 2027 r. – i co jeszcze się zmienia

W 2026 r. kar pieniężnych za błędy związane z KSeF się nie stosuje, a sankcje nie będą działały wstecz. Od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę (art. 106ni ustawy o VAT), gdy podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawił faktury w KSeF,
• w trybie awaryjnym, w czasie niedostępności systemu albo w trybie offline24 wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie przesłał w terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24, w czasie awarii albo niedostępności systemu.

Kara wynosi do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie wykazuje podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem. Nakłada się ją decyzją, a płaci w ciągu 14 dni od jej doręczenia.

Terminy dosyłania: fakturę z trybu offline24 przesyła się do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu, a fakturę z okresu ogłoszonej awarii – w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.

Druga zmiana od 1 stycznia 2027 r.: czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, musi podać w tytule przelewu numer KSeF faktury (lub identyfikator zbiorczy) – art. 108g ustawy o VAT. Dotyczy to np. płatności za faktury od hurtowni.

06 Bezpłatne narzędzia MF czy program

Do korzystania z KSeF nie trzeba kupować programu. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie:

• Aplikację Podatnika KSeF 2.0 (online) – wystawianie i podgląd faktur, pobieranie UPO, zarządzanie uprawnieniami i tokenami;
• Aplikację mobilną KSeF 2.0 na Androida i iOS;
• e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym.

Ograniczenia: w bezpłatnych narzędziach nie wygenerujesz tzw. potwierdzenia transakcji i nie wystawisz faktury z załącznikiem – to funkcje programów zintegrowanych z API KSeF 2.0. Przede wszystkim jednak faktura powstaje wtedy w osobnym narzędziu, poza programem, w którym prowadzisz wizyty i magazyn.

Program zintegrowany z KSeF może sam wysyłać faktury i pobierać zakupy. Pytając dostawcę, ustal: czy integracja dotyczy API KSeF 2.0, czy numer KSeF i UPO wracają do dokumentu, czy program pobiera faktury zakupowe, jak obsługuje tryb offline24 i ile kosztuje.

07 Plan na listopad i grudzień 2026

Listopad

1. Policz faktury dla firm z każdego miesiąca 2026 r. i sprawdź, czy gabinet wciąż mieści się w limicie.
2. Ustal, kto loguje się do KSeF. Lekarz prowadzący jednoosobową działalność ma uprawnienia właścicielskie automatycznie i loguje się np. Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa zawiadomienie ZAW-FA (np. w e-Urzędzie Skarbowym; od 2026 r. nie przez ePUAP) i wskazuje jedną osobę, która nadaje dalsze uprawnienia.
3. Nadaj uprawnienia osobom, które wystawiają faktury, oraz biuru rachunkowemu.
4. Sprawdź z dostawcą programu integrację z KSeF i przygotuj wymagane dane uwierzytelniające (np. token). Ministerstwo zapowiedziało, że tokeny zostaną metodą logowania także po 2026 r.

Grudzień

5. Wystaw w KSeF pierwsze faktury jeszcze w grudniu – dobrowolnie, bez ryzyka kar.
6. Ustal procedurę na brak internetu: tryb offline24 i certyfikat KSeF potrzebny do drugiego kodu QR.
7. Uzgodnij z recepcją zasady: faktura do paragonu dla firmy od stycznia tylko w KSeF.
8. Ustal z księgowym, kto i jak często pobiera faktury zakupowe oraz jak podawać numer KSeF w przelewach.

08 Kalendarz KSeF dla gabinetu weterynaryjnego (do wydruku)

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek odbierania faktur w KSeF dla wszystkich; KSeF 2.0 jedynym systemem.
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych podatników (z wyjątkiem korzystających z limitu 10 000 zł).
• 30 listopada 2026 r. (proponowany termin wewnętrzny) – przegląd limitu, uprawnień i programu.
• 31 grudnia 2026 r. – ostatni dzień limitu 10 000 zł, faktur z kasy poza KSeF i paragonów z NIP jako faktur uproszczonych; ostatni dzień bez kar.
• 1 stycznia 2027 r. – KSeF dla wszystkich, kary z art. 106ni, numer KSeF w tytule przelewu, paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną.

09 Jak to wygląda w Lecznicy 3000

W Lecznicy 3000 obsługę KSeF podzielono na dwa moduły. KSeF PRO (199 zł brutto / rok) po wystawieniu faktury w programie wysyła ją do KSeF, pobiera numer KSeF i UPO oraz sprawdza status dokumentu. KSeF IMPORT PRO (99 zł brutto / rok) pobiera faktury zakupowe z KSeF, pomaga dopasować towary i kontrahentów i informuje o fakturach do akceptacji. Moduły działają po konfiguracji i nadaniu wymaganych uprawnień w KSeF, a zakres i koszt ustalamy przed uruchomieniem. Program można sprawdzić przez 14 dni bezpłatnego testu – bez karty i bez zobowiązań.

Więcej w poradnikach: